文档扫描
（一）扫描档案的二次缝制 一轮档案扫描工作结束后，要对档案进行重新缝 制，恢复其原有的整理状态。一是做好档案原件的完 整性检查，缝制中要耐心、细致，谨防缺页以及页序 颠倒等现象发生；二是注重对档案的保护，尽量 因二次缝制对档案造成损坏，在技术允许条件下。尽 量利用档案上原有的进行缝制；三是及时做好有 关破损页面的修补，对由于老化而产生的字迹消褪以 及纸张发脆现象。也应该采取有效的补救措施，（二）扫描档案的清点移交 在做好一定量的扫描档案二次缝制后，要对其进 行数量清点。在移交中。扫描人员与档案室管理 人员应该履行有关交接。
优势之一:采集自动化
接口归档平台:通过接口归档平台，接收来自各个业务系统的数据，通用、安全保障业务系统数据，自动归档到数字档案馆中。
自动化归档接口:利用ERP数据自动归档接口、OA数据自动归档接口、MES数据自动归档接口、PDM数据自动归档接口、移动载体联机归档接口、多媒体联机归档接口自动、定时增量抽取企业ERP、OA、MES、PDM等业务系统的数据到中间，在中间审核、检验、原文批量封装等，无误后，目录数据及原文自动化归档到档案中。
自动化工具包:利用OCR识别、CAD中DWG图纸批量解读、原文扫描上传等工具包进行目录信息摘取、原文的批量对应上传，省时省力，达到事半功倍的效果。
优势之二:存储安全化
长久保存:YGAD 6.0的数据字典以跨平台的XML格式描述和管理系统中档案资源库，并与档案资源库存储、备份在一起，同生死同命运。实现档案资源库即使脱离系统和目录数据库，通过数据字典，依然可以查阅和管理。档案保存长久!
网络与客户端监控:YGAD 6.0的客户端管理可实现对系统中连接计算机的监控。包括:各部门客户端连接档案情况，即该客户端当前的状态(是否连接、正在访问那些模块等);控制各部门客户端与的连接情况，可实现断开或启用客户端与的连接，以及和创建客户端等操作;查看用户或客户端的权限及日志情况。无时不在!
精细的权限控制:YGAD 6.0的权限管理可精细到文件级和数据字段级的赋权，通过角色、组和用户的管理，实现按照全宗、部门、档案类别、功能模块、业务流程、操作类型、档案资源等多方面完成权限的分配。
的日志:YGAD 6.0的日志痕迹管理可详细记载在系统中的操作痕迹，如该用户什么时间，用哪台计算机，登录了系统的哪个模块，进行了哪些操作。操作的类型包括查看、、上传、打印、添加、、修改等，并可详细记录操作类型(查看、、上传、打印、添加、、修改)的内容信息，如将那条信息做了修改，修改前是什么，修改后变为什么。一切操作尽在!
备份恢复:YGAD 6.0的备份恢复可实现系统目录数据库及电子原文的硬盘和恢复，以及光盘异地增量备份和恢复;支持数据备份为及EXCEL文件;支持手动备份和自动备份。资源保护有备无患!
格式批量封装、数字水印:YGAD6.0格式批量封装，在电子原文档案资源库以前按照国际标准对电子原文进行PDF封装，并添加数字水印，对电子原文进行双层防护。
案卷脊背，卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用 70g 以上白色书写纸制作，幅面应采用 A幅面，案卷装订与装具，案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订，装订时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式，并应符合下列规定，卷盒的外表尺寸应为 310mmⅹ220mm。厚度可为 20、30、40、50mm。卷夹的外表尺寸应为 310mmⅹ220mm，厚度宜为 mm ～30mm，卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。案卷目录编制。
优势之三:管理科学化
资源库管理:YGAD6.0将档案资源与档案目录数据存储，保障电子原文即使脱离原库，仍可以通过元数据进行访问。并且对档案资源可基于本企业的业务流程进行配置管理，做到"你有我新"的管理方式。
元数据管理:YGAD 6.提供元数据的有序管理，实现档案不同形态(纸质形态、电子形态、备份光盘中的电子形态和原始移交的电子形态等)基本属性集、背景属性集、关联属性集等元数据的管理。
:YGAD 6.0提供完整的原文管理解决方案，一条目录可对应几个电子原文，一个电子原文可具备几个版本，不同版本间可进行追溯查询。
光盘利用:YGAD 6.0的光盘利用主要实现中各类档案资源的光盘打包刻录功能，系统可自动计算光盘容量及设备是否正常，并可打印光盘标签，光盘打包刻录完成后，用户可异地查询光盘内存储的信息资源，系统控制查询、、打印等操作的权限。光盘利用模块为企业业务人员在异地使用档案资源提供了途径，扩大了档案资源的使用范围和服务方式。
借阅管理:YGAD6.0通过一站式登录到档案网络中，视图化对当前库房的借阅情况进行分色的展示(A色文件没有被借阅、B色文件已经借出并且没有可借阅的、C色文件借出，但还有可借阅的)，还可以对当前借出、已归档、借阅历史、使用率等进行管理，并追溯到审批单;对超期未归档的进行催还提醒，打印催还单，实时档案借阅动态。
报表管理:YGAD 6.0提供报表管理功能，实现企业档案部门日常工作使用的各类报表的打印功能，YGAD 6.0系统中已集成各类通用报表近百种，并内嵌报表编辑工具，用以支持用户自定义报表。
统计管理:YGAD6.0提供通用性强、准确率高，操作简单的统计汇报，输出打印的功能，用户可以灵活的配置统计方案，同时提供详细的统计，包括当前有库存总数、总页数、总卷数、原文数目，无原文数据、档案的借阅率等。
优势之四:利用便捷化
基于业务流程的分层检索:YGAD6.0基于企业业务的管理流程，对项目资源、设备资产、财务凭证、报表台账、产品结构树等业务数据进行阶段性检索。
视图化的图形分层检索:YGAD6.0提供视图化的资源展现，将资源按工程项目、阶段、种类等不同的方式，图形化地展现在档案网络，保障资源在时间为客户所用。
灵活方便的多功能检索机制:YGAD6.0提供了多功能、的检索，包括检索、跨档案类检索、模糊检索、检索、常规检索等，资源查找快捷方便。
优势之五:服务人性化
主动性专题:实现档案信息资源专题化的主动服务。区别于传统的档案馆被动借阅的模式，通过档案馆对档案信息资源的主动打包的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值。网络化的借阅、审批:实现企业非公开档案的信息资源的借阅利用。YGAD6.0客户端的权限控制系统，精密、严谨的控制档案资源的浏览、查看权限。权限内的档案资源可以查看;对于权限范围以外的非公开档案资源，需按照严格的审批流程进行网上借阅，外加方便的上线提示功能(需审核的文件、已经通过或驳回的文件)，审批通过后，保存借阅审批单，开放临时定期档案利用权限，到期后自动关闭。大化的为档案使用者提供、方便的服务。
狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全，代表的是一种信息环境和基础设施的构建(包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立)。它包括:
1.接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失;
2.将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递;
3.支持对馆藏各种档案实体的自动化管理;
4.支持以网络连接行业、信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享;
5.组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息(包括目录、索引和)进行查阅。
做到权责明确、有据可 查，档案室管理人员在将档案重新放入库房以前，应 该对档案进行必要的处理，（三）扫描数据的备份管理 纸质档案数字化转换中形成的目录数据库与图 像数据库。通过质检审核之后，应该及时地导入本单 位档案管理数据库中，通过相应的档案管理软 件，实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速 挂接，对备份数据应进行定期检查，检查存储载体的 物理状态及其所存储数据的可读性和可用性，数据库 数据信息一旦出现问题，应该启用备份数据信息来进 行数据恢复；如果备份数据信息失灵，应着手对丢失 或受损的数据信息进行修复。
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